Excel에서 레이블을 인쇄하는 방법

Excel 스프레드시트에서 유지 관리하는 주소 목록의 우편물 레이블을 인쇄하려면 Microsoft Word의 편지 병합 기능을 사용할 수 있습니다.

Microsoft Excel은 고객의 연락처 및 주소 정보를 저장하는 이상적인 장소입니다. Excel에서 메일링 리스트/주소 리스트를 쉽게 구성할 수 있습니다. 그러나 우편 라벨, 봉투, 연하장 또는 기타 모든 것을 인쇄하는 것은 힘든 일이 될 수 있습니다.

Excel 스프레드시트에서 유지 관리하는 메일링 리스트에 대량 메일링을 보내려는 경우 가장 좋은 방법은 Microsoft Word 편지 병합 기능을 사용하는 것입니다. Microsoft Word에서 편지 병합 문서를 만들고 이를 Excel 워크시트에 연결하면 Excel 목록의 데이터를 우편물용 인쇄 가능한 레이블로 가져올 수 있습니다.

Excel 시트에서 Word의 우편물 레이블을 만드는 방법

Microsoft Word 편지 병합 기능을 사용하면 인쇄할 수 있는 Excel 시트에서 우편물 레이블 시트를 만들 수 있습니다. Excel에서 레이블을 대량 인쇄하는 방법을 모르는 경우 이 단계별 가이드를 읽으십시오.

Excel에서 메일링 리스트 준비

우편물 레이블을 만들고 인쇄하려면 먼저 워크시트를 올바르게 설정해야 합니다. 각 열의 첫 번째 셀에 열 머리글을 입력하고 해당 열 머리글 아래에 해당 정보를 입력합니다. 우편물 레이블을 만들고 싶으므로 레이블에 추가하려는 각 요소(예: 이름, 성, 주소 등)에 대한 열을 만듭니다.

예를 들어 Excel 시트에서 우편물 레이블을 만들려는 경우 다음과 같은 기본 연락처 정보(열 머리글)가 있을 수 있습니다.

이름
성
주소
도시
상태
우편 번호

아래 스크린샷을 참조하세요.

Excel에 데이터를 입력할 때 정보를 개별 열로 나눕니다. 예를 들어, 단일 이름 열을 만드는 것보다 이름을 제목, 이름, 중간 이름, 성 등의 별도 열로 분할하면 Word 문서와 데이터를 쉽게 병합할 수 있습니다.

데이터를 입력할 때 워크시트에 빈 행이나 열이 없는지 확인하십시오. 데이터 입력이 끝나면 워크시트를 저장합니다.

메일링 리스트 이름 지정

데이터 세트를 만든 후 워크시트에 표시된 데이터에 이름을 지정합니다. 하기 위해서,

머리글을 포함하여 Excel 시트에서 주소 목록을 선택합니다. 그런 다음 '수식' 탭으로 이동하여 정의된 이름 그룹에서 '이름 정의'를 클릭합니다.

새 대화 상자가 열리고 '이름' 상자에 이름을 입력하고 '확인'을 클릭합니다. 이름에 한 단어 이상이 있으면 그 사이에 밑줄(_)을 추가합니다(공백이나 하이픈은 허용되지 않음).

파일 형식 확인

라벨을 인쇄하려면 메일링 리스트가 포함된 Excel 워크시트에 Word 문서를 연결해야 합니다. Word를 Excel에 처음 연결하는 경우 두 Microsoft 프로그램 간에 파일을 변환할 수 있는 변환 형식을 활성화해야 합니다.

이렇게 하려면 먼저 Microsoft Word 프로그램을 엽니다. '파일' 탭을 클릭하고 왼쪽 창 하단에서 '옵션'을 선택합니다.

새 '단어 옵션' 창이 열립니다. 그런 다음 왼쪽 창에서 '고급'을 클릭하고 '일반' 섹션까지 아래로 스크롤합니다. '열 때 파일 형식 변환 확인' 옵션을 선택하고 '확인'을 클릭합니다. 이렇게 하면 Excel에서 데이터를 쉽게 가져올 수 있습니다.

Word에서 편지 병합 문서 설정

다음으로, 추가하려는 우편물 레이블에 대해 MS Word에서 기본 레이블 문서를 설정해야 합니다.

빈 Word 문서를 엽니다. '메일링'으로 이동하여 '메일 병합 시작' 아이콘을 클릭합니다. 그런 다음 드롭다운에서 '레이블' 옵션을 선택합니다.

프로세스를 안내하는 '단계별 편지 병합 마법사' 옵션을 선택할 수도 있습니다.

'라벨 옵션' 대화 상자 창이 나타납니다. 여기에서 라벨 공급업체와 제품 번호를 선택할 수 있습니다. 우리는 3M 라벨 제조업체를 공급업체로 선택하고 있습니다. 왜냐하면 그것이 우리가 사용하고 있는 브랜드이기 때문입니다. 그러나 특정 공급업체를 사용하는 경우 Avery, 그러면 대신 선택할 수 있습니다.

그런 다음 레이블 옵션 창의 왼쪽 하단 모서리에 있는 '자세히' 버튼을 클릭하면 새 대화 상자가 열립니다. 여기에서 레이블의 여백, 높이, 너비, 피치 및 크기를 변경할 수 있습니다. 변경 후 '확인'을 클릭합니다.

이제 Word 페이지가 다음과 같이 나타납니다.

워크시트를 Word의 레이블에 연결

이제 Excel에서 정보를 수신하기 위해 Microsoft Word에서 빈 레이블을 설정했습니다. 다음으로, 데이터를 레이블로 전송하기 위해 우편/주소 목록이 포함된 워크시트에 단어 문서를 연결해야 합니다.

Word 문서의 '메일링' 탭으로 이동하여 '받는 사람 선택' 옵션을 선택합니다. 드롭다운에서 '기존 목록 사용' 옵션을 클릭합니다.

데이터 소스 선택 창에서 메일링 리스트가 있는 Excel 스프레드시트로 이동하여 파일을 선택하고 '열기'를 클릭합니다.

데이터 원본 확인 대화 상자가 표시되면 'OLE DB 데이터베이스 파일'을 선택하고 '확인' 버튼을 클릭합니다.

테이블 선택이라는 또 다른 팝업 창이 나타납니다. 주소 목록(Customer_Mailing_List)의 이름을 지정한 경우 선택하고 '확인'을 클릭합니다. 그렇지 않은 경우 목록이 포함된 워크시트를 선택하고 '확인'을 클릭합니다.

보시다시피 문서라는 단어는 이제 '«다음 레코드»'라는 주소 레이블로 채워집니다.

편지 병합을 위한 받는 사람 목록 편집

'메일링' 탭에서 '수신자 목록 편집' 옵션을 클릭합니다.

'편지 병합 받는 사람' 창이 주소 목록의 모든 받는 사람을 나열하는 나타납니다. 모두 기본적으로 선택됩니다. 여기에서 목록에서 받는 사람을 정렬, 필터링, 추가 또는 제거할 수 있습니다.

레이블에서 원하지 않는 수신자 이름 옆의 확인란을 선택 취소합니다.

편지 병합 필드 추가

이제 병합을 완료하기 전에 문서에 편지 병합 필드를 추가해야 합니다. 레이블에 편지 병합 필드를 추가하면 해당 필드가 워크시트의 열 머리글에 대한 자리 표시자가 됩니다. 병합이 완료되면 자리 표시자가 Excel 메일링 목록의 데이터로 바뀝니다.

편지 병합 필드를 추가하려면 메일링 탭의 필드 쓰기 및 삽입 그룹에서 '주소 블록'을 클릭하십시오.

여기에서 받는 사람 이름이 레이블에 표시될 적절한 형식을 지정할 수 있습니다. '미리보기' 섹션에서 선택한 주소 패턴의 미리보기를 볼 수 있습니다. '확인'을 클릭하여 필드를 추가합니다.

주소 블록의 일부가 누락되었거나 선택한 주소 형식과 일치하지 않는 경우 Excel에서 주소 목록의 열 머리글이 기본 Word 편지 병합 필드와 다름을 의미합니다. 오른쪽 필드를 주소 블록에 필요한 필드와 일치시키려면 '필드 일치' 버튼을 클릭하십시오.

'필드 일치' 창에서 주소 블록의 필수 필드가 통합 문서의 열과 일치하는지 확인합니다. 그렇지 않은 경우 필수 필드 옆에 있는 드롭다운 버튼을 클릭하고 Excel 파일의 열 제목과 일치시킵니다. 완료되면 '확인'을 클릭합니다.

이제 '«AddressBlock»'이 문서의 첫 번째 레이블에 나타납니다.

다음으로 첫 번째 레이블(<>)의 레이블 형식과 레이아웃을 Word 문서의 나머지 레이블에 복사해야 합니다. 그렇게 하려면 우편물 탭 아래의 쓰기 및 삽입 창에서 '레이블 업데이트'를 클릭하십시오.

편지 병합 수행

Word 문서와 Excel 파일을 병합하기 전에 완성된 레이블이 어떻게 보이는지 살펴보겠습니다.

결과를 검토하려면 상단 표시줄에서 '결과 미리보기' 옵션을 선택하세요.

이제 실제 편지 병합을 수행할 수 있습니다.

홈 탭에서 현재 미리보기된 레이블의 서식을 지정할 수 있습니다. 레이블의 글꼴 유형, 글꼴 크기, 글꼴 색상 등을 원하는 대로 변경할 수도 있습니다. 현재 미리보기된 레이블 서식 지정을 마치면 우편물 탭에서 '레이블 업데이트'를 클릭하여 모든 레이블에 서식을 적용합니다.

병합을 수행하려면 '메일링' 탭으로 이동하여 마침 그룹에서 '마침 및 병합' 옵션을 클릭합니다. 드롭다운에서 '개별 문서 편집' 옵션을 선택합니다.