Microsoft Teams의 Live Transcriptions 기능을 사용하여 회의에서 자동화된 메모를 작성합니다.
Microsoft Teams는 Workstream Collaboration 앱 무리에서 상당히 앞서 있었습니다. 그러나 최근에는 변화하는 시대에 적절하게 유지하기 위해 그 경계를 더욱 확장하고 있습니다. 우리가 일하는 방식과 치열한 경쟁을 둘러싼 전체 방정식의 급격한 변화 덕분에 Microsoft Teams는 지속적으로 A 게임을 선보였습니다.
Teams가 제공하는 최신 기능은 Live Meeting Transcriptions입니다. 라이브 트랜스크립션은 회의 중에 사용할 수 있으며 이러한 트랜스크립션을 생성하기 위해 회의를 녹음할 필요가 없습니다.
전사는 회의 경험을 크게 향상시킬 수 있습니다. 회의 메모를 자동화하여 회의를 더 생산적으로 만드는 것만은 아닙니다. 수동으로 메모할 필요가 없다는 것은 큰 장점입니다. 또한 청각 장애인이나 난청인, 시끄러운 장소에 있거나 언어 능력 수준이 다른 참가자를 위해 회의를 보다 포괄적으로 만듭니다.
전사는 라이브 캡션과 어떻게 다릅니까?
Microsoft Teams에는 꽤 오랫동안 라이브 캡션 기능이 있었습니다. 그렇다면 회의 기록의 특별한 점은 무엇입니까? 가장 큰 차이점은 가용성입니다.
대본은 회의 후에 가능합니다. 그리고 다운로드하여 누구와도 공유할 수 있습니다. 이것이 바로 우리가 그것들을 "자동 회의록"이라고 부르는 이유입니다. 그러나 Teams는 캡션을 저장하지 않습니다.
또한 캡션을 활성화하면 사용자에게만 표시되지만 텍스트 변환은 모든 사용자에게 표시되지만 사용자는 숨길 수 있습니다.
트랜스크립션을 활성화하려는 주된 이유가 회의를 보다 포괄적이고 액세스 가능하게 만드는 것이라면 트랜스크립션 또는 캡션을 사용할 수 있습니다. 그러나 전체 회의를 기록하려면 필사본이 필요합니다.
Misrosoft Teams에서 전사를 사용하기 위한 전제 조건
Microsoft Teams에서 트랜스크립션을 사용하여 첨부된 몇 가지 문자열이 있습니다. 첫째, 예정된 모임에만 사용할 수 있으며 채널 모임이나 '지금 만나기' 모임에는 사용할 수 없습니다. 따라서 즉석 또는 채널 회의에서 포함성과 이해도를 높이는 것이 의제인 경우 실시간 자막을 사용할 수 있습니다.
또한 이 기능은 사용 언어가 미국 영어인 경우에만 사용할 수 있습니다. 또한 데스크톱 앱에서만 사용할 수 있으며 특정 라이선스에만 사용할 수 있습니다. 이는 본질적으로 Microsoft Teams 무료 사용자와 제외된 라이선스 유형이 해당 기능에 액세스할 수 없음을 의미합니다.
Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU.
GCC, GCC-High 및 DoD 사용자는 이 기능을 사용할 수 없습니다.
또한 IT 관리자가 조직에 대해 전사를 활성화해야 합니다. 전사 옵션을 찾을 수 없으면 관리자에게 문의해야 합니다.
조직에 대한 전사 활성화
조직의 IT 관리자인 경우 Teams 관리 센터로 이동하세요.
조직 IT 관리자는 전사를 글로벌 정책에 포함하여 모든 사람이 전사할 수 있도록 하거나 사용자마다 다른 정책을 적용하여 사람을 선별할 수 있습니다.
왼쪽의 탐색 패널에서 '회의' 옵션을 클릭합니다.
그 아래에 몇 가지 옵션이 확장됩니다. 이 중에서 '회의 정책'을 선택합니다.
전체 조직에 대해 옵션을 활성화하려면 옵션 또는 '글로벌(조직 전체 기본값)'을 클릭합니다.
'오디오 및 비디오' 섹션까지 아래로 스크롤합니다. 그런 다음 '기록 허용' 옵션이 켜져 있는지 확인합니다.
선택적으로 활성화하려면 두 가지 옵션이 있습니다. 전체 조직에 대해 설정한 다음 전사 옵션이 활성화되지 않은 사용자 지정 정책을 만들고 해당 기능에 액세스하지 않으려는 사용자에게 정책을 할당할 수 있습니다. 또는 옵션이 전역적으로 활성화되지 않고 사용자 지정 정책에서만 활성화되고 기능에 액세스할 수 있도록 하려는 사용자에게 할당할 수 있는 정반대의 방향으로 이동할 수 있습니다.
새 회의 정책을 만들려면 '회의 정책' 페이지로 이동하여 '추가' 버튼을 클릭하세요.
정책에 이름을 지정하고 원하는 방식으로 구성합니다. '저장' 버튼을 클릭합니다.
사용자에게 정책을 할당하려면 정책을 선택하고 '사용자 관리' 버튼을 클릭합니다.
오른쪽에 패널이 나타납니다. 정책을 할당할 사용자를 검색하고 '적용' 버튼을 클릭합니다.
조직의 모든 사용자 그룹에 정책을 할당할 수도 있습니다.
회의에서 전사 기능 사용하기
회의에서 기능을 사용하면 공원에서 산책입니다. 그러나 예약된 회의만 텍스트로 변환할 수 있음을 기억하십시오. 캘린더 이벤트에서 예약된 회의를 시작하거나 참여합니다.
모임 이끌이와 같은 테넌트의 사람들이 전사를 시작할 수 있습니다. 게스트, 다른 테넌트의 사용자 및 익명 사용자(기록에서 식별되기를 원하지 않는 사람)는 회의에서 기록을 시작할 수 없습니다.
필사를 시작하려면 회의 도구 모음에서 '추가 작업'으로 이동하세요.
그런 다음 옵션에서 '기록 시작'을 선택합니다.
녹음이 시작되었다는 알림이 표시되며 모든 사람에게 녹음되고 있음을 알려야 합니다. 그러나 다른 참가자도 회의가 기록되고 있다는 알림을 볼 수 있습니다. 단, 전화로 참가한 참가자를 위한 예의로 모든 사람에게 알려야 합니다.
전사 패널이 오른쪽에 나타납니다. 기록에는 참가자의 사용자 이름과 프로필 아이콘과 타임 스탬프도 포함됩니다.
회의의 모든 참가자는 언제든지 스크립트 패널을 표시하거나 숨길 수 있습니다. 패널에서 '닫기' 버튼을 클릭하여 숨깁니다.
추가 작업 메뉴로 이동하여 거기에서 '대본 숨기기'를 선택할 수도 있습니다.
패널을 표시하려면 추가 작업 메뉴에서 '스크립트 표시'를 선택합니다.
모임 이끌이와 발표자는 녹음을 중지하고 모임 중 언제든지 다시 시작할 수 있습니다. 기록을 중지하려면 추가 작업 메뉴로 이동하여 '기록 중지'를 선택합니다.
모든 사람은 당신이 기록을 중단했다는 통지를 받게 될 것입니다. 모든 사람이 회의에서 나가면 녹음이 자동으로 중지됩니다.
스크립트 다운로드 및 공유
회의 기록은 일정 이벤트에서 회의가 끝난 후 자동으로 다운로드할 수 있습니다. 왼쪽 탐색 패널에서 '캘린더'로 이동합니다.
그런 다음 예약된 회의에 대한 이벤트를 엽니다.
회의 페이지 상단에 '녹음 및 녹취록'이라는 추가 탭이 있습니다.
전체 대본은 그곳에서 볼 수 있습니다. 다운로드하려면 다운로드 버튼을 클릭하세요.
성적표를 .vtt 파일(대략적인 성적표 형식) 또는 .docx 파일(Word 문서)로 다운로드할 수 있습니다.
전사는 회의 주최자가 삭제할 때까지 참가자의 계정에서 다운로드할 수 있습니다.
모바일 참가자는 모바일 앱에서 스크립트를 볼 수 없습니다. 모바일 참가자가 액세스할 수 있도록 하려면 파일을 다운로드하고 채팅에 업로드하세요. 회의 채팅으로 이동하여 '첨부' 버튼을 클릭하여 파일을 업로드합니다.
모바일 참가자는 채팅에서 파일을 찾을 수 있습니다.
기록에서 신원 숨기기
팀은 말하는 사람을 식별할 수 있고 회의 전사에는 자동으로 사용자 이름과 그 사람의 이름이 포함됩니다. 필사본에서 익명을 유지하려면 신원을 숨길 수 있습니다. 하지만 회의 전에 해야 합니다.
제목 표시줄에서 프로필 아이콘 옆에 있는 '설정 등' 아이콘(점 3개 메뉴)을 클릭합니다. 그런 다음 메뉴에서 '설정'을 선택합니다.
설정이 열립니다. 왼쪽 탐색 메뉴에서 '캡션 및 스크립트'로 이동합니다.
그런 다음 '캡션 및 스크립트에서 나를 자동으로 식별' 토글을 끕니다.
전사는 훌륭한 기능이며 Microsoft Teams는 확실히 사용하기 쉽습니다. 따라서 다음에 회의 메모를 작성하거나 모든 사람이 회의 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 하려면 전체 회의를 기록할 수 있습니다.