Excel에서 항목의 드롭다운 목록을 만들어 데이터를 더 쉽고 빠르게 오류 없이 입력할 수 있습니다. Excel의 데이터 유효성 검사 기능을 사용하면 워크시트나 통합 문서에 데이터를 입력하기 위한 드롭다운 목록을 쉽게 만들 수 있습니다.
Excel 드롭다운 목록 또는 드롭다운 메뉴는 사용자가 미리 정의된 옵션 목록에서 옵션을 선택할 수 있도록 하는 그래픽 제어 요소입니다. 이렇게 하면 데이터를 더 쉽고 빠르게 입력할 수 있으며 부정확성과 오타를 줄일 수 있습니다.
예를 들어, 사용자는 드롭다운 메뉴에서 작업 상태를 FINISHED로 쉽게 선택할 수 있습니다. 그러나 수동으로 입력할 수 있는 선택권을 제공하면 FINISHED 또는 PENDING 또는 ONGOING 또는 FAILED라는 전체 단어를 입력할 수 있습니다. 각 작품에 대한 상태를 입력하는 데 많은 시간이 걸리지만 드롭다운 목록이라면 데이터 입력 프로세스가 빨라집니다.
이 게시물에서는 셀의 데이터를 사용하거나 수동으로 데이터를 입력하거나 Excel의 수식을 사용하여 드롭다운 목록을 만드는 빠르고 쉬운 방법을 보여줍니다.
셀의 데이터를 사용하여 드롭다운 목록 만들기
예를 들어, 드롭다운 메뉴를 만들어 귀하가 계획하고 있는 각 여행의 상태를 추적할 수 있습니다(아래 이미지 참조).
먼저 셀 배열의 드롭다운에 표시할 항목을 입력합니다. 드롭다운 목록을 포함할 시트 또는 다른 시트에서 이 작업을 수행할 수 있습니다.
이 예에서는 시트 2의 드롭다운 목록에 대한 항목 목록을 입력했습니다.
시트 1로 돌아가서 B2 셀을 선택합니다(드롭다운을 설정할 셀입니다).
그런 다음 '데이터' 탭으로 이동하여 '데이터 유효성 검사' 아이콘을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 '데이터 유효성 검사'를 선택합니다.
'데이터 유효성 검사' 대화 상자의 '허용:' 드롭다운 메뉴에서 '목록'을 선택하고 '확인'을 클릭합니다.
'소스' 상자를 클릭하면 목록에 표시될 옵션으로 추가하려는 항목 목록을 선택할 수 있습니다.
이제 시트 2에서 항목 목록(A1:A5)을 선택합니다.
그리고 드롭다운 메뉴의 값이 소스 상자에 자동으로 추가될 위치입니다. 이제 '확인'을 클릭합니다. '검은색 무시' 옵션을 선택 취소하면 Excel에서 사용자가 목록에서 값을 선택하도록 강제합니다.
이제 상태 열의 B2 셀에 드롭다운 목록을 만들었습니다.
드롭다운 목록을 5개 행 모두에 복사하려면 드롭다운 상자의 왼쪽 하단에 있는 작은 녹색 사각형을 클릭하고 B6 셀 위로 끌어다 놓기만 하면 됩니다.
이제 드롭다운 목록이 B2 셀에서 B6 셀로 복사됩니다.
수동으로 데이터를 입력하여 드롭다운 목록 만들기
또는 데이터 유효성 검사 대화 상자 창의 '소스' 필드에 항목을 수동으로 입력하여 드롭다운에 항목을 직접 추가할 수 있습니다.
이 예에서는 도시를 방문하는 계절에 대한 드롭다운 목록을 추가합니다. 따라서 C2 셀을 선택하여 드롭다운 목록을 만듭니다.
'데이터' 탭에서 '데이터 유효성 검사' 대화 상자를 엽니다.
유효성 검사 기준에서 '목록'을 선택하고 '소스' 상자에 목록을 입력합니다. 모든 항목은 각 항목 사이에 쉼표로 구분하여 공백 없이 입력해야 합니다.
여기에서 소스 필드에 '봄, 여름, 가을, 겨울'을 입력하고 '확인'을 클릭합니다.
이제 소스 필드에 입력된 모든 항목(옵션)이 드롭다운 목록의 다른 줄에 나타납니다. 그런 다음 이전 방법에서와 같이 목록을 나머지 행으로 끌어서 복사할 수 있습니다.
수식을 사용하여 드롭다운 목록 만들기
드롭다운 목록을 만들 수 있는 또 다른 방법은 소스 필드에서 OFFSET 수식을 사용하는 것입니다.
이 예에서는 Year 열에 드롭다운 목록을 만들고 있습니다. D1 셀을 선택하고 데이터 -> 데이터 도구 -> 데이터 유효성 검사로 이동합니다.
데이터 유효성 검사 창에서 셀 참조 또는 수동으로 입력한 항목 대신 다음 공식 소스 필드를 입력합니다.
=OFFSET(참조, 행, 열, [높이], [너비])이제 Sheet 2의 드롭다운 목록(연도)에 대한 항목 목록을 입력합니다.
수식에서 셀 참조를 B1(목록의 시작점)으로 지정하고, 참조가 오프셋되지 않도록 행과 열을 0으로 지정하고, 목록의 항목에 대해 높이를 5로 지정합니다.
=OFFSET(시트2!$B$1,0,0,5)이제 소스 필드에 이 수식을 입력하면 연도 목록(B1:B5)이 있는 배열이 반환됩니다.
이렇게 하면 시트 2의 B1:B5 셀 범위에 있는 모든 연도를 표시하는 드롭다운 목록이 생성됩니다.
드롭다운 목록 제거
Excel에서 드롭다운 목록을 제거할 수도 있습니다. 드롭다운 목록을 제거하려면 드롭다운 목록이 있는 셀을 선택합니다. 그런 다음 데이터 -> 데이터 도구 -> 데이터 유효성 검사로 이동합니다.
'데이터 유효성 검사' 대화 상자의 왼쪽 하단 모서리에 있는 '모두 지우기' 버튼을 클릭하고 '확인'을 클릭합니다. 선택한 셀의 드롭다운 목록이 제거됩니다.
워크시트의 모든 드롭다운 목록을 제거하려면 '모두 지우기' 버튼을 클릭하기 전에 '이 변경 사항을 동일한 설정의 다른 모든 셀에 적용'을 선택하십시오. 그런 다음 '확인'을 클릭하여 적용하십시오.
이제 이 단계별 가이드에 따라 드롭다운 목록을 만들고 제거할 수 있습니다.